O sucesso dos eventos corporativos está atrelado a uma série de questões, desde a escolha do espaço até mesmo à elaboração da programação. É nesse cenário que entra a importância do planejamento. Afinal, organização é a palavra-chave nesse assunto.
Para realizar um encontro ímpar, capaz de melhorar o relacionamento entre a equipe e os gestores, além de proporcionar um momento de descontração, é preciso se preocupar com cada detalhe, certificando-se de que tudo está na mais perfeita harmonia.
Por isso, é importante criar um checklist do evento corporativo, abordando todas as etapas de realização, começando pela fase da preparação até o pós-evento. Para ajudá-lo com essa tarefa, apresentamos abaixo os itens que devem constar na sua lista de atividades, garantido um momento incrível. Confira:
Determinar a data
O primeiro passo para organizar um evento corporativo é analisar as datas. Se o evento for realizado fora do horário de expediente, verifique a disponibilidade dos colaboradores para o dia pretendido. Afinal, o evento é destinado a eles e a presença de cada um é imprescindível, certo?
Vale destacar, nesse contexto, a importância de pensar também no horário. Dê preferência a horários alternativos — evitando, assim, que os convidados fiquem presos no trânsito devido a congestionamentos, o que é extremamente normal em algumas cidades.
Escolher o local
Outro ponto que deve constar no seu checklist é o local. Lembre-se de que os melhores espaços são alugados primeiro. Para não ter erro, faça a reserva com certa antecedência.
Além do mais, verifique se o ambiente conta com toda a infraestrutura necessária, analisando, por exemplo, os banheiros, a cozinha, o estacionamento e, principalmente, o centro de convenções.
Veja, nesse aspecto, os sistemas de iluminação e climatização, a capacidade do local e a tecnologia disponível. O importante, aqui, é assegurar que o espaço possui todos os aparatos necessários à realização do evento.
É fundamental também pensar na localização. Opte por um espaço em uma região privilegiada, que seja de fácil acesso.
Definir a programação
Essa é uma etapa crucial no processo de elaboração de um evento corporativo e, sem sombras de dúvida, deve estar no checklist. Não basta apenas falar que o evento é corporativo e visa unir os colaboradores em prol de um objetivo.
Mostre que a empresa se preocupou em definir uma programação realmente interessante, que atende às necessidades e às vontades da equipe. Tenha em mente que os convidados vão analisar detalhadamente esse aspecto para decidir se vão ou não ao evento.
Nesse momento, você deve definir, inclusive, a ordem das atividades. Primeiro, acontecerá um coffee break? Em seguida, serão realizadas algumas palestras? Por fim, acontecerá uma premiação? Ou existe uma outra ideia em vista? Perceba que não existe uma regra. Só não se esqueça de dar a devida atenção a esse aspecto.
Pensar em ações exclusivas
Sair da zona de conforto e apostar em atrativos diferenciados desperta a atenção dos colaboradores, deixando claro que a empresa buscar propor ações que sejam benéficas ao time. Que tal, por exemplo, proporcionar uma sessão da quick massage, uma massagem rápida, para agradar sua equipe?
Cada vez mais difundido no país, esse procedimento, apesar de breve — dura entre 12 e 15 minutos —, é totalmente relaxante e eficiente. Pode apostar: essa será uma ação que vai arrancar elogios dos convidados, tornando o momento ainda mais apreciado.
Pense ainda na possibilidade de apostar em palestras especiais, focadas, por exemplo, no bem-estar no trabalho. Com elas, é possível proporcionar um clima organizacional mais equilibrado e positivo. Tal característica contribui não só com o rendimento da equipe, mas também com o nível de satisfação.
O ideal, nesse aspecto, é investir em empresas especializadas que disponibilizem tais serviços, como a Beecorp — referência no desenvolvimento e implementação de programas de qualidade de vida no trabalho.
Delegar tarefas
Durante o evento, é essencial que todos saibam exatamente quais são as suas responsabilidades, de maneira que tudo ocorra perfeitamente. Por isso, é importante delegar as tarefas com antecedência, de forma que toda a equipe contratada já chegue no local sabendo o que se deve fazer.
Para garantir um trabalho de excelência, é indicado realizar um treinamento com as pessoas que vão atuar no evento. Então, não se esqueça de anotar isso no seu checklist.
Fazer testes
Imagine chegar no grande dia e perceber que está faltando um equipamento ou que a iluminação está falha. Com certeza, esse cenário não é nem um pouco agradável, não é mesmo?
Portanto, para não correr tais riscos, visite o espaço um dia antes, assegurando-se de que tudo está no seu devido local. Claro que imprevistos acontecem. Contudo, quanto mais precaução, melhor.
Faça testes com o som, olhe todos os ambientes, verifique se os materiais necessários já estão nos devidos locais, preste atenção também na questão da limpeza e na organização de modo geral. Enfim, certifique-se de que tudo está pronto para que o evento ocorra tranquilamente.
Solicitar feedback para os convidados
Esse definitivamente é um item indispensável ao checklist do evento corporativo. Afinal, somente com o feedback dos colaboradores, você conseguirá saber o que foi acertado e o que precisa melhorar nas próximas ocasiões.
Nesse aspecto, ele é a ferramenta essencial para entender a opinião do quadro de efetivos sobre os eventos corporativos realizados pela empresa.
Além do mais, ao solicitar esse retorno, eles perceberão que a empresa preza pelo ponto de vista do colaborador, o que cria uma esfera mais agradável e fortalece os vínculos. Esse fator, por si só, já é uma vantagem e tanto.
Fato é que para conseguir realizar eventos corporativos de sucesso, como a Semana da Saúde ou Semana Interna de Prevenção de Acidentes de Trabalho (SIPAT), o responsável precisa conhecer bem o seu quadro de colaboradores.
É preciso saber o que eles esperam e quais são as suas principais expectativas em relação a tal momento. A partir de então, é mais fácil decidir um tema e se organizar para que o encontro seja produtivo para todos os convidados.
Agora é a sua vez! Compartilhe conosco: quais são os itens que normalmente estão presentes no seu checklist dos eventos corporativos? Tem algum que não foi citado no conteúdo? Deixe o seu comentário, e nos ajude a enriquecer o post!
