Pomodoro: o guia completo de como aplicar essa técnica

Método Pomodoro: com o auxílio de um cronômetro, o tempo para realizar uma tarefa é dividido em intervalos denominados pomodoros e pausas, com durações que dependem do nível de foco.

Quando o assunto é melhorar a produtividade, a técnica Pomodoro é uma das formas mais eficientes para nos livrarmos da procrastinação e nos tornamos mais produtivos. Adotar uma técnica para otimizar nossa produção é tão importante que impacta, até mesmo, na saúde mental, sendo uma forma de controlar a ansiedade e o estresse.

Pensando nisso, criamos este guia para que você possa entender melhor as causas da baixa produtividade, o que é a técnica Pomodoro e como funciona. Ao final, saiba como aplicá-la em seu dia a dia para obter melhores resultados em menos tempo e com menos esforço. Boa leitura!

As causas da baixa produtividade

Segundo o site de pesquisas Reclaim.ai, apenas 12% dos profissionais são totalmente produtivos por mais de seis horas no trabalho. As causas são diversas e incluem aspectos como interrupções constantes, excesso de trabalho, estresse e procrastinação.

A propósito, a procrastinação, evitada pelo Pomodoro, é um fator de risco psicossocial. Outros aspectos que interferem diretamente na produtividade são a falta de planejamento semanal/diário e a não priorização de tarefas conforme a relevância e urgência.

O que é a técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro é um sistema de gerenciamento de tempo que direciona a pessoa a focar de maneira intensa em uma tarefa. Dessa forma, ela pode ser a solução ideal para quem enfrenta uma rotina agitada, com várias atividades e prazos para cumprir.

O método foi criado na década de 1980 por Francesco Cirillo, um empresário e escritor italiano que apresentava dificuldades de concentração em seus estudos na época da faculdade.

Em um determinado dia, resolveu usar um timer de cozinha em formato de tomate para marcar o tempo que conseguia estudar sem interrupções. Com essa técnica ele obteve o controle do tempo necessário para fazer as tarefas e, assim, conseguir se planejar e ter um bom gerenciamento do tempo.

Além disso, o método permitiu identificar o que poderia estar interferindo na realização das demais tarefas.

Como funciona a técnica Pomodoro

Essa é uma das técnicas mais fáceis de serem implementadas na rotina para a melhoria da produtividade. Para isso, basta ter em mãos um cronômetro que ajude a dividir o tempo.

Ela consiste em fragmentar o dia em pequenos blocos de 25 minutos para realizar as tarefas, fazendo pequenas pausas de 5 minutos entre eles. Esses blocos de tempo são pausados com o alarme do cronômetro. Após a conclusão de quatro intervalos a pausa deve ser de 30 minutos.

O benefício das pausas tem uma explicação científica. Segundo estudos, pequenos desvios de atenção em uma tarefa podem melhorar muito a capacidade de concentração nas tarefas por períodos mais extensos.

Mas a técnica não se resume ao tempo de pausas. É importante seguir algumas regras essenciais, como:

• atenção a uma única atividade em cada Pomodoro — caso termine antes do alarme, os minutos restantes devem ser dedicados à revisão;
• em descansos menores — não realizar atividades que exigem grande esforço mental ou que demandem muito tempo. Ligações para clientes e redes sociais devem ser feitas em outros momentos;
• atividades nas pequenas pausas — faça pequenas caminhadas no escritório, tome um lanche, vá ao banheiro, faça um alongamento ou exercício rápido para aliviar a ansiedade;
• nos intervalos maiores — é permitido verificar mensagens no WhatsApp ou e-mail, bem como nas redes sociais. As caminhadas na rua também podem ser incluídas nesse descanso, com o devido controle dos minutos.

É possível personalizar a técnica. Assim, se perceber que consegue se concentrar por um tempo maior, você pode ajustar essa duração.

Resultados e vantagens de utilizar o método Pomodoro

A técnica Pomodoro proporciona resultados que elevam a eficiência e qualidade no desenvolvimento das tarefas. Além disso, apresenta benefícios muito interessantes.

Após um tempo utilizando o método, é possível notar os seguintes resultados:

• aumento no desempenho;
• disciplina da mente para se concentrar facilmente;
• eliminação da procrastinação;
• entendimento sobre o que nos desconcentra no trabalho;
• facilidade para fragmentar projetos em pequenas partes, reduzindo o medo de não conseguir realizá-lo;
• mais determinação nos objetivos;
• mais energia e menos cansaço ao final do dia.
• melhoria no planejamento e tomadas de decisão sobre o momento ideal para cada tarefa;
• percepção do tempo que você demora para realizar cada tarefa;

Os benefícios de produtividade podem ser notados não somente no trabalho, como nos estudos e outros projetos da vida pessoal. A técnica Pomodoro ajuda a melhorar a motivação, além proporcionar as seguintes vantagens:

• aumento da concentração;
• maior produtividade;
• diminuição do estresse;
• facilidade no cumprimento de prazos;
• foco e motivação fortalecidos;
• maior concentração;
• mais agilidade;
• melhor qualidade na execução das tarefas;
• sensação de bem-estar;
• otimização na gestão do tempo;
• minimiza os fatores riscos psicossociais.

Como lidar com interrupções no trabalho ou no estudo

São vários os tipos de interrupções que podem acabar com a nossa concentração e interferir na produção. A propósito, evitar a procrastinação e distrações, são os maiores desafios quando adotamos o método Pomodoro.

Para lidar com as interrupções é muito importante desativar as notificações de e-mail e celular e não atender ligações. Ou seja, tudo aquilo que pode te roubar a concentração deve ser evitado.

Ferramentas para te ajudar a aplicar essa técnica

O método Pomodoro pode elevar, ainda mais, a sua produtividade, com o uso de ferramentas tecnológicas complementares. A seguir, conheça alguns dos melhores exemplos.

Tomato Planner

Esse é um aplicativo disponível para o sistema Android, que auxilia na criação de cronogramas para atividades, seguindo o método Pomodoro. Dessa forma, você encontra configurações que espelham as regras tradicionais dessa técnica, mas que podem ser adaptadas para atender as necessidades individuais.

Be Focused

O Be Focused é um gerenciador de tempo, disponível para o sistema IOS. Ele ajuda a fragmentar as tarefas em pequenos intervalos, proporcionando maior concentração. Com ele, você consegue ajustar o tempo e personalizar o processo.

Pomodoro Tracker

É uma ferramenta bem simples, mas que proporciona recursos mais completos que outros, como o Tomato Timer. Com ela, você pode iniciar e pausar a contagem, além de estabelecer prioridades, criar listas e obter a visualização da quantidade de pomodoros que consegue terminar.

Aplicação do método Pomodoro nas empresas

Esse é um assunto que pode ser discutido em um Diálogo Diário de Segurança (DDS). A prática da técnica é muito fácil, conforme mostramos a seguir:

• crie uma lista com todas as tarefas que precisam ser realizadas durante o expediente;
• utilize o timer do celular, aplicativos, sites ou programas de computador para cronometrar os 25 minutos;
• selecione uma das tarefas da lista para começar e foque nela até que o primeiro pomodoro termine, ou seja, o bloco de 25 minutos;
• caso termine a tarefa nesses 25 minutos, risque-a da lista. Se não for possível, anote ao lado dela a porcentagem que conseguiu concluir, como 50%, por exemplo;
• faça um intervalo de 5 minutos, que pode ser usado conforme já comentamos nas regras do Pomodoro;
• quando terminar a pausa, volte para mais 25 minutos de foco nas tarefas a serem cumpridas e repita todo o processo até chegar no quarto pomodoro, que equivale a 4 ciclos de 25 minutos;
• faça uma pausa maior, de 15 a 30 minutos para descansar a mente e manter-se produtivo e, então, comece tudo novamente até que o expediente termine.

Um método para otimizar a produtividade pode contribuir para a melhoria da saúde mental, sendo uma forma de aumentar a autoestima por meio da imagem de profissional eficiente que pode ser passada.

Além disso, as pausas promovidas no pomodoro, são importantes para evitar problemas mentais, como os provocados pela Síndrome de Bournout.

Como a técnica pomodoro ajuda no trabalho remoto?

Com a tendência à flexibilidade nos expedientes, muitas empresas adotaram o trabalho remoto. Embora seja um formato interessante, com maior liberdade para o colaborador, exige que a pessoa tenha muita disciplina. Do contrário, é muito fácil se perder nas tarefas e não conseguir cumprir prazos.

 A técnica Pomodoro, assim como os aplicativos complementares a ela, é a solução para manter a disciplina e garantir uma boa produtividade. Outra forma de otimizar o desempenho, é por meio da alimentação.

A alimentação tem uma influência direta em nossa produtividade. É a partir dos nutrientes ingeridos que o nosso cérebro e os demais órgãos conseguem funcionar de maneira correta.

Uma alimentação saudável proporciona boa visão, capacidade de concentração e bem-estar físico e emocional. Isso inclui a ingestão diária de frutas, verduras, legumes e proteínas, além de uma boa hidratação.

Gostou de entender como a técnica do Pomodoro te ajuda a ser mais produtivo? Para ampliar seus conhecimentos sobre como ser mais produtivo, sem prejudicar a sua saúde, veja também o artigo que traz dicas para manter a postura correta para trabalhar na posição sentada!